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info@digitaler-telefonassistent.deFür eine erste Einschätzung reichen wenige Angaben: Ihre Branche, die ungefähre Anzahl eingehender Anrufe, typische Anliegen und die gewünschte Art der Übergabe. Falls ein Kalender oder ein CRM angebunden werden soll, nennen Sie das eingesetzte System. Senden Sie keine sensiblen Gesprächsdaten oder personenbezogenen Patientendaten in der ersten Anfrage.
E-Mail-Programm öffnenDer Link öffnet Ihr E-Mail-Programm. Erst wenn Sie die Nachricht dort selbst absenden, wird Ihre Anfrage verschickt. Auf dieser Seite gibt es kein Kontaktformular und keine automatische Versandbestätigung.
Sie müssen keine fertige technische Spezifikation mitbringen. Hilfreich ist ein grober Überblick darüber, wer anruft, zu welchen Zeiten das Team erreichbar sein soll und welche Anliegen besonders häufig vorkommen. Notieren Sie außerdem, welche Gespräche direkt zu einer Person oder Abteilung gehören und bei welchen Anliegen eine Nachricht genügt. So lässt sich gemeinsam prüfen, ob ein Telefonassistent für Ihren Ablauf sinnvoll ist.
Welche Rufnummer soll weitergeleitet werden, und wann soll die Weiterleitung greifen? Gibt es Anliegen, die immer an Mitarbeitende gehen müssen? Welche Angaben braucht das Team für einen Rückruf? Soll der Assistent Terminwünsche nur aufnehmen oder mit einem angebundenen Kalender abgleichen? Wenn Sie bereits eine Telefonanlage, einen Kalender oder ein CRM nutzen, nennen Sie gern den Systemnamen. Die konkrete Kompatibilität prüfen wir vor einer Zusage.
Zu Beginn beschreiben Sie einen typischen Anruf und den gewünschten nächsten Schritt. Danach gehen wir eine einfache Beispielroute durch: Begrüßung, Erfassung des Anliegens, mögliche Rückfrage und Übergabe oder Rückrufnotiz. Anschließend besprechen wir die nötigen Rufumleitungen und Integrationen. Das ist eine Orientierung, kein Versprechen, dass jede gewünschte Verbindung ohne Prüfung verfügbar ist. Erst wenn Zuständigkeiten, Inhalte und technische Voraussetzungen klar sind, lässt sich ein passender Umfang festlegen.
Überlegen Sie, wie ein typischer Standardanruf beantwortet werden soll, was bei einem nicht verfügbaren Wunschtermin geschieht und wer ein dringendes oder unverständliches Anliegen übernimmt. Ein vierter Fall kann zeigen, was außerhalb Ihrer Öffnungszeiten passieren soll. Notieren Sie pro Beispiel nur Ausgangslage, gewünschte Antwort und nächsten Schritt. Namen, echte Telefonnummern, Kundennotizen oder Aufzeichnungen sind dafür nicht nötig. Anhand dieser Fälle lassen sich Gesprächsregeln konkret besprechen, ohne vertrauliche Inhalte in die Vorbereitung einzubringen.
Für eine erste Besprechung reichen meist allgemeine Prozessbeschreibungen. Bitte übermitteln Sie über das Kontaktformular keine Namen, Telefonnummern, Gesundheitsangaben, Zugangsdaten oder Gesprächsaufzeichnungen Ihrer Kundschaft. Verwenden Sie bei Beispielen neutrale Platzhalter. Vor einem produktiven Einsatz sollte Ihr Unternehmen festlegen, welche Daten für welchen Zweck verarbeitet werden, wer darauf zugreifen darf und wie lange sie benötigt werden. Klären Sie außerdem gesondert, ob Gespräche aufgezeichnet, transkribiert oder zusammengefasst werden und welche Hinweise Anrufende erhalten müssen. Diese Entscheidungen hängen vom konkreten Einsatz ab und ersetzen keine rechtliche Prüfung. Fragen zu Hosting, Auftragsverarbeitung und Löschfristen können wir anhand der tatsächlich vorgesehenen Konfiguration besprechen.